Politique de confidentialité

1. Portée

INOGEC inc. (« INOGEC », « nous ») explique comment elle traite les renseignements personnels recueillis par son site Web et dans les communications qui en découlent, notamment les demandes d’information ou de soumission, les discussions de projet et les candidatures reçues par les moyens indiqués sur le site.

Un renseignement personnel permet d’identifier une personne, directement ou indirectement. Cette politique concerne les personnes, y compris celles qui communiquent avec nous au nom d’une entreprise. Les renseignements techniques et commerciaux confidentiels d’un projet peuvent également être protégés par un accord de confidentialité distinct.

Cette politique ne décrit pas les renseignements recueillis par les équipements industriels, les systèmes de soutien à distance ni les dossiers internes d’employés. Ces activités nécessitent des avis appropriés distincts.

2. Votre contact pour la confidentialité

Vincent Labbé
Cofondateur : Responsable de la protection des renseignements personnels
INOGEC inc.
4475, boulevard Portland, Sherbrooke (Québec) J1L 0J1, Canada
info@inogec.com
Téléphone général : +1 819 791-9988

Indiquez « Confidentialité : à l’attention de Vincent Labbé » dans l’objet de votre courriel. Décrivez votre demande sans envoyer de pièce d’identité ni de renseignement sensible non demandé. Si une vérification d’identité est nécessaire, nous vous expliquerons comment fournir les éléments requis de façon appropriée.

3. Renseignements recueillis et finalités

Les champs obligatoires sont indiqués dans les formulaires. Sans coordonnées ni description suffisante de votre demande, nous pourrions ne pas pouvoir répondre. Le téléphone et les détails techniques supplémentaires sont facultatifs. Vous pouvez également nous appeler.

Évitez de transmettre des numéros d’assurance sociale, des renseignements financiers ou médicaux, ou des renseignements personnels inutiles sur d’autres personnes.

Les renseignements sur le suivi des visiteurs et son lien avec les demandes sont en cours de vérification pour ce projet de politique.

4. Témoins et services externes

Les témoins (« cookies ») sont de petits fichiers déposés dans votre navigateur. Le stockage local permet aussi au site de mémoriser une préférence sur votre appareil.

Vous pouvez supprimer ou limiter les témoins et les données du site dans votre navigateur. Certaines fonctions ou préférences pourraient alors cesser de fonctionner ou devoir être sélectionnées à nouveau. L’expiration d’un témoin est distincte de la durée de conservation des renseignements associés sur un serveur.

Certaines pages chargent des polices par Google Fonts. Cela nécessite une connexion à Google et transmet les données techniques nécessaires à leur affichage, dont votre adresse IP. Cette connexion peut avoir lieu dès le chargement de la page.

Certaines vidéos utilisent YouTube. Le lecteur intégré se charge lorsque vous lancez la lecture et peut transmettre à Google des données techniques, dont votre adresse IP et des informations sur le navigateur. Vous pouvez laisser la vidéo non lue. Le mode de confidentialité avancée « youtube-nocookie » ne signifie pas qu’aucun renseignement n’est transmis.

La page Carrières contient un lien vers Indeed. Les renseignements que vous fournissez sur cette plateforme sont régis par sa propre politique; ceux reçus ensuite par INOGEC sont traités selon la présente politique.

Si nous proposons des fonctions facultatives d’identification, de localisation, de profilage, d’analyse ou de publicité nécessitant un choix, nous expliquons leurs finalités et leur activation avant la collecte. Les fonctions visées par les exigences québécoises d’identification, de localisation ou de profilage doivent demeurer désactivées jusqu’à votre activation. La consultation de cette politique ne constitue pas cette activation. Vous pouvez contacter notre responsable pour retirer un consentement. Les réglages du navigateur ne permettent pas nécessairement d’arrêter un traitement effectué sur le serveur.

Les services tiers ont leurs propres pratiques. Consultez la politique de confidentialité de Google et celle d’Indeed lorsque vous utilisez leurs services.

5. Consentement et choix

Nous recueillons les renseignements pour des finalités précises et limitons la collecte à ce qui est nécessaire. Lorsque le consentement est requis, nous demandons un consentement clair, libre et éclairé pour chaque finalité concernée. Le consentement doit être exprès lorsque les règles relatives aux renseignements sensibles l’exigent. Les utilisations facultatives sont présentées distinctement.

Vous pouvez retirer votre consentement à une utilisation ou une communication qui repose sur celui-ci en contactant Vincent Labbé. Nous expliquerons les conséquences pour le service demandé et les renseignements que la loi exige encore de conserver. Un retrait n’invalide pas un traitement antérieur licite.

Une demande de projet ne constitue pas une autorisation générale de prospection sans rapport avec cette demande. Toute communication promotionnelle doit respecter les règles de consentement applicables et permettre de ne plus en recevoir.

6. Accès et prestataires

Seules les personnes autorisées ayant besoin des renseignements dans leurs fonctions peuvent y accéder. Selon la demande, il peut s’agir de l’équipe commerciale, de l’ingénierie ou de la coordination de projet, du recrutement, de l’administration technique et du responsable de la confidentialité.

INOGEC utilise Odoo comme plateforme principale de gestion, notamment pour les demandes et les relations avec la clientèle. Les prestataires d’hébergement, de courriel, de maintenance et de sauvegarde peuvent traiter des renseignements pour fournir ces services. Leur accès doit se limiter aux renseignements nécessaires et être encadré par les engagements écrits de confidentialité, de sécurité, d’utilisation autorisée et de fin de service requis par la loi.

Nous pouvons communiquer des renseignements avec votre consentement ou lorsqu’une disposition légale l’autorise ou l’exige. Le logiciel utilisé ne détermine pas à lui seul qui héberge les données. Vous pouvez demander au responsable des précisions sur les prestataires concernés par vos renseignements.

7. Lieux de traitement et conservation

Lieux

Des renseignements peuvent être traités ou consultés hors du Québec, notamment par des prestataires technologiques ou leur personnel de soutien autorisé. Les lois de ces lieux peuvent différer de celles du Québec et permettre l’accès aux autorités locales.

Avant une communication ou une prestation hors du Québec visée par les obligations québécoises d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, nous évaluons la protection des renseignements et mettons en place l’entente écrite requise. La communication ne peut avoir lieu que si les conditions légales sont remplies, dont une protection adéquate. Vous pouvez demander au responsable des précisions sur les lieux et les protections applicables à vos renseignements.

Conservation

Nous conservons les renseignements personnels seulement tant qu’ils sont nécessaires aux finalités expliquées, sous réserve des obligations légales de conservation. La durée dépend du dossier et de son utilité :

• Demandes d’information : pendant le traitement et le suivi nécessaire. La clôture d’une demande ne justifie pas de conserver indéfiniment des détails inutiles.
• Dossiers clients et projets : tant qu’ils sont nécessaires à la réalisation du projet, au soutien convenu, à la gestion de la relation et aux obligations légales applicables.
• Candidatures : pendant l’évaluation et la conclusion du recrutement. Les renseignements utilisés pour prendre une décision concernant une personne doivent être conservés au moins un an après cette décision lorsque la loi québécoise l’exige. Une banque distincte pour de futures possibilités nécessite une finalité déterminée et le consentement approprié, avec une durée expliquée à ce moment.
• Données techniques : pendant la période nécessaire à la finalité annoncée de fonctionnement ou de sécurité, avec conservation restreinte des éléments pertinents lorsqu’un incident précis ou une obligation légale l’exige.
• Sauvegardes : des renseignements supprimés peuvent subsister dans des copies protégées jusqu’à leur remplacement ou leur expiration. Leur utilisation se limite à la récupération et aux autres usages légalement requis. Les suppressions applicables doivent être réappliquées après une restauration.

Lorsque les finalités sont accomplies et qu’aucune obligation légale de conservation ne s’applique, nous détruisons les renseignements de manière sécuritaire. Nous examinons périodiquement les dossiers conservés. Vous pouvez demander au responsable la durée ou les critères applicables à vos renseignements. Un retrait de consentement n’exige pas toujours la suppression immédiate de tout dossier.

8. Sécurité et incidents

Nous appliquons des protections proportionnées à la sensibilité, à la quantité et à l’utilisation des renseignements. Elles comprennent la limitation des accès autorisés, la protection des communications et du stockage, ainsi que des engagements appropriés de confidentialité et de sécurité des prestataires. Aucun système ne procure une garantie absolue de sécurité.

Si un incident de confidentialité survient, nous prenons des mesures raisonnables pour réduire le préjudice et éviter sa répétition. Nous tenons le registre d’incidents requis. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées selon les règles applicables.

9. Droits et plaintes

Sous réserve des conditions et exceptions légales, vous pouvez :

• demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et en obtenir l’accès ou une copie;
• faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, ou demander une rectification lorsque leur collecte, communication ou conservation n’est pas autorisée;
• retirer votre consentement aux utilisations ou communications qui reposent sur celui-ci;
• demander les renseignements informatisés recueillis auprès de vous dans un format structuré et couramment utilisé, sauf difficultés pratiques sérieuses, ou leur transmission à un destinataire légalement autorisé; ce droit exclut les renseignements que nous avons créés ou déduits;
• demander une cessation de diffusion, une désindexation ou une réindexation dans les cas prévus par la loi.

Adressez vos demandes d’accès ou de rectification par écrit à Vincent Labbé. Nous pouvons vérifier l’identité ou la qualité de représentant de façon proportionnée et aider à préciser une demande au besoin. Nous répondons par écrit avec diligence, au plus tard 30 jours après réception. Un refus comprend les motifs et les renseignements sur les recours et leurs délais.

L’accès est gratuit. Nous annonçons à l’avance les frais approximatifs raisonnables de transcription, de reproduction ou de transmission, le cas échéant.

Pour une plainte, décrivez le problème et la solution recherchée. Vincent consigne la plainte, l’examine avec les seules personnes nécessaires, communique le résultat et coordonne les correctifs appropriés. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec. Une plainte interne ne remplace pas les recours légaux et n’en suspend pas les délais.

10. Responsabilités et modifications

Le responsable veille aux pratiques de gouvernance de la confidentialité et les approuve. Les équipes appliquent les règles d’accès, de conservation et de destruction propres à leur travail. Les demandes et plaintes suivent le processus décrit ci-dessus.

Lors d’une modification, nous mettons à jour la date de cette politique et publions un avis sur le site. Nous avisons également les personnes concernées directement lorsque cela est nécessaire pour les joindre adéquatement. Si un nouveau consentement est requis, la modification de la politique ne le remplace pas.