Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 18 septembre 2026.

1. Portée

Cette politique explique comment INOGEC inc. (« INOGEC », « nous ») recueille, utilise, communique et conserve vos renseignements personnels lorsque vous consultez son site, demandez de l’information ou une soumission, discutez d’un projet ou présentez une candidature par les moyens indiqués sur le site.

Un renseignement personnel permet d’identifier une personne, directement ou indirectement. Cette politique concerne les personnes, y compris celles qui communiquent avec nous au nom d’une entreprise. Les renseignements techniques et commerciaux confidentiels d’un projet peuvent également être protégés par un accord de confidentialité distinct.

Cette politique ne décrit pas les renseignements recueillis par les équipements industriels, les systèmes de soutien à distance ni les dossiers internes d’employés. Ces activités nécessitent des avis appropriés distincts.

2. Votre contact pour la confidentialité

Vincent Labbé
Cofondateur et responsable de la protection des renseignements personnels
INOGEC inc.
4475, boulevard Portland, Sherbrooke (Québec) J1L 0J1, Canada
info@inogec.com
Téléphone : 819 791-9988

Indiquez « Confidentialité : à l’attention de Vincent Labbé » dans l’objet de votre courriel. Décrivez votre demande sans envoyer de pièce d’identité ni de renseignement sensible non demandé. Si une vérification d’identité est nécessaire, nous vous expliquerons comment fournir les éléments requis de façon appropriée.

3. Renseignements recueillis et finalités

Les champs obligatoires sont indiqués dans les formulaires. Sans coordonnées ni description suffisante de votre demande, nous pourrions ne pas pouvoir répondre. Le téléphone et les détails techniques supplémentaires sont facultatifs. Vous pouvez également nous appeler.

Évitez de transmettre des numéros d’assurance sociale, des renseignements financiers ou médicaux, ou des renseignements personnels inutiles sur d’autres personnes.

Votre historique de navigation n’est pas associé à votre demande dans notre outil de gestion des clients. Les renseignements que vous envoyez volontairement dans un formulaire y sont enregistrés pour nous permettre de vous répondre.

4. Témoins et services externes

Les témoins (« cookies ») et le stockage local permettent au site de conserver des renseignements dans votre navigateur. Certains servent au fonctionnement du site; ceux de Google Analytics servent à mesurer sa fréquentation et nécessitent votre accord.

Fonctionnement du site et mémorisation de vos choix

Google Analytics : uniquement avec votre accord

Avec votre permission, Google Analytics nous aide à comprendre la fréquentation du site et à l’améliorer. Les mesures comprennent les pages consultées, des identifiants de navigateur et de session, ainsi que des renseignements techniques sur le navigateur et l’appareil. La connexion au service transmet également votre adresse IP à Google.

Avant votre accord ou après un refus, Google Analytics reste désactivé : aucun de ses scripts n’est chargé, aucun témoin Analytics n’est créé et aucune mesure n’est envoyée, même sans témoin. Cela s’applique aussi lorsque votre choix a expiré ou ne peut pas être lu.

L’accord concerne uniquement la mesure d’audience. Il n’autorise pas la personnalisation publicitaire. Après votre accord, l’origine du site référent et les paramètres UTM valides de la page mesurée servent à comprendre la provenance des visites. Les UTM doivent contenir uniquement des libellés de campagne sans renseignement personnel. Nous ne transmettons pas à Analytics le contenu des formulaires, les autres paramètres d’adresse, les fragments après un dièse ni le chemin ou les paramètres du site référent.

Pour modifier votre choix ou retirer votre accord, ouvrez « Préférences de confidentialité » dans le pied de page. Le retrait arrête les nouvelles mesures et supprime les témoins Analytics du site auxquels le navigateur donne accès. Vos saisies dans les formulaires sont conservées. Les renseignements déjà reçus par Google ne sont pas supprimés automatiquement par ce retrait.

Votre choix s’applique aux versions française et anglaise du site. Il vous est demandé à nouveau après six mois ou si les finalités changent de façon importante. Cette durée concerne votre choix, et non la conservation des données chez Google ou dans nos dossiers clients.

Polices, vidéos et recrutement

• Google Fonts : certaines pages chargent leurs polices auprès de Google. Cette connexion transmet des données techniques, dont votre adresse IP, dès le chargement de la page.
• YouTube : le lecteur se charge lorsque vous lancez une vidéo. Il peut alors transmettre à Google votre adresse IP et des renseignements sur votre navigateur. Vous pouvez choisir de ne pas lancer la vidéo. Le mode de confidentialité avancée de YouTube n’empêche pas toute transmission de renseignements.
• Indeed : notre page Carrières contient un lien vers cette plateforme. Sa politique s’applique aux renseignements que vous y fournissez. La présente politique s’applique aux renseignements qu’INOGEC reçoit ensuite.

Ces services sont distincts de Google Analytics : le choix relatif à la mesure d’audience ne bloque pas Google Fonts ni la lecture d’une vidéo que vous lancez. Consultez les politiques de Google et Indeed pour connaître leurs pratiques.

Vous pouvez aussi supprimer ou limiter les témoins et le stockage local dans votre navigateur. Certaines fonctions pourraient alors ne plus fonctionner et vos préférences pourraient devoir être choisies à nouveau. L’expiration d’un témoin ne correspond pas nécessairement à la suppression des renseignements déjà conservés sur un serveur.

5. Consentement et choix

Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires aux fins expliquées dans cette politique. Lorsque votre consentement est requis, nous le demandons de façon claire, libre et éclairée, séparément pour chaque utilisation concernée. Nous demandons un consentement exprès lorsque la nature sensible des renseignements l’exige.

Vous pouvez retirer votre consentement à une utilisation ou une communication qui repose sur celui-ci en contactant Vincent Labbé. Nous expliquerons les conséquences pour le service demandé et les renseignements que la loi exige encore de conserver. Un retrait n’invalide pas un traitement antérieur licite.

Une demande de projet ne constitue pas une autorisation générale de prospection sans rapport avec cette demande. Toute communication promotionnelle doit respecter les règles de consentement applicables et permettre de ne plus en recevoir.

6. Accès et prestataires

Seules les personnes autorisées ayant besoin des renseignements dans leurs fonctions peuvent y accéder. Selon la demande, il peut s’agir de l’équipe commerciale, de l’ingénierie ou de la coordination de projet, du recrutement, de l’administration technique et du responsable de la confidentialité.

Les demandes envoyées par les formulaires sont enregistrées dans Odoo, notre outil de gestion de la relation client, hébergé par Odoo dans sa région Canada. Odoo fournit également les sauvegardes de cette plateforme et peut accéder aux renseignements nécessaires au soutien technique. Une notification par courriel destinée à info@inogec.com est envoyée par Microsoft 365 et contient les renseignements transmis ainsi que votre adresse de réponse.

Les prestataires de courriel, de maintenance et de sauvegarde peuvent traiter des renseignements pour fournir leurs services. Leur accès doit se limiter aux renseignements nécessaires et être encadré par les engagements écrits de confidentialité, de sécurité, d’utilisation autorisée et de fin de service requis par la loi. Consultez la déclaration de confidentialité de Microsoft pour les pratiques de Microsoft 365.

Nous pouvons communiquer des renseignements avec votre consentement ou lorsqu’une disposition légale l’autorise ou l’exige. Vous pouvez demander au responsable des précisions sur les prestataires concernés par vos renseignements.

7. Lieux de traitement et conservation

Lieux

Des renseignements peuvent être traités ou consultés hors du Québec, notamment par des prestataires technologiques ou leur personnel de soutien autorisé. Les lois de ces lieux peuvent différer de celles du Québec et permettre l’accès aux autorités locales.

Notre base de production Odoo se trouve dans la région Canada d’Odoo. Odoo utilise des centres de sauvegarde distincts et du personnel de soutien; les sauvegardes et le soutien peuvent faire intervenir d’autres pays. Consultez la politique de confidentialité d’Odoo pour les lieux de traitement qu’il décrit.

Avant une communication ou une prestation hors du Québec visée par les obligations québécoises d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, nous évaluons la protection des renseignements et mettons en place l’entente écrite requise. La communication ne peut avoir lieu que si les conditions légales sont remplies, dont une protection adéquate. Vous pouvez demander au responsable des précisions sur les lieux et les protections applicables à vos renseignements.

Conservation

Nous conservons les renseignements personnels seulement tant qu’ils sont nécessaires aux finalités expliquées, sous réserve des obligations légales de conservation. La durée dépend du dossier et de son utilité :

• Demandes d’information : pendant le traitement et le suivi nécessaire. La clôture d’une demande ne justifie pas de conserver indéfiniment des détails inutiles.
• Soumissions sans suite : jusqu’à 24 mois après le dernier échange pertinent. Nous supprimons le dossier plus tôt s’il n’a plus d’utilité, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Dossiers clients et projets : pendant la relation commerciale, les garanties et le service après-vente. Les pièces fiscales sont généralement conservées pendant six ans après la fin de la dernière année d’imposition à laquelle elles se rapportent, sous réserve des règles particulières exigeant une conservation plus longue.
• Candidatures : pendant le recrutement; les candidatures non retenues sont conservées pendant 12 mois après la décision finale, sauf obligation de conservation supplémentaire. Une conservation distincte pour de futures possibilités nécessite votre consentement approprié, avec une finalité et une durée expliquées à ce moment.
• Courriels : les courriels utiles à un dossier suivent la même durée de conservation que celui-ci. Les échanges courants devenus inutiles sont supprimés au plus tard 12 mois après la clôture du sujet, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Données techniques : pendant la période nécessaire à la finalité annoncée de fonctionnement ou de sécurité, avec conservation restreinte des éléments pertinents lorsqu’un incident précis ou une obligation légale l’exige.
• Google Analytics : la conservation des données d’événement et des données d’utilisateur est réglée à 14 mois. Le réglage qui réinitialise le délai de conservation des données utilisateur lorsqu’une nouvelle activité est enregistrée est activé. Les témoins Analytics sont configurés pour 24 mois à compter de la dernière visite, avec renouvellement de leur échéance lorsque vous revenez. Ces réglages ne limitent pas la conservation des rapports statistiques agrégés standards et sont distincts des six mois de mémorisation de votre choix de confidentialité.
• Sauvegardes : des renseignements supprimés peuvent subsister dans des copies protégées jusqu’à leur remplacement ou leur expiration. Leur utilisation se limite à la récupération et aux autres usages légalement requis. Les suppressions applicables doivent être réappliquées après une restauration.

Lorsque les finalités sont accomplies et qu’aucune obligation légale de conservation ne s’applique, nous détruisons les renseignements de manière sécuritaire. Nous examinons périodiquement les dossiers conservés. Vous pouvez demander au responsable la durée ou les critères applicables à vos renseignements. Un retrait de consentement n’exige pas toujours la suppression immédiate de tout dossier.

8. Sécurité et incidents

Nous appliquons des protections proportionnées à la sensibilité, à la quantité et à l’utilisation des renseignements. Elles comprennent la limitation des accès autorisés, la protection des communications et du stockage, ainsi que des engagements appropriés de confidentialité et de sécurité des prestataires. Aucun système ne procure une garantie absolue de sécurité.

Si un incident de confidentialité survient, nous prenons des mesures raisonnables pour réduire le préjudice et éviter sa répétition. Nous tenons le registre d’incidents requis. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées selon les règles applicables.

9. Droits et plaintes

Sous réserve des conditions et exceptions légales, vous pouvez :

• demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et en obtenir l’accès ou une copie;
• faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, ou demander une rectification lorsque leur collecte, communication ou conservation n’est pas autorisée;
• retirer votre consentement aux utilisations ou communications qui reposent sur celui-ci;
• demander les renseignements informatisés recueillis auprès de vous dans un format structuré et couramment utilisé, sauf difficultés pratiques sérieuses, ou leur transmission à un destinataire légalement autorisé; ce droit exclut les renseignements que nous avons créés ou déduits;
• demander une cessation de diffusion, une désindexation ou une réindexation dans les cas prévus par la loi.

Adressez vos demandes d’accès ou de rectification par écrit à Vincent Labbé. Nous pouvons vérifier l’identité ou la qualité de représentant de façon proportionnée et aider à préciser une demande au besoin. Nous répondons par écrit avec diligence, au plus tard 30 jours après réception. Un refus comprend les motifs et les renseignements sur les recours et leurs délais.

L’accès est gratuit. Nous annonçons à l’avance les frais approximatifs raisonnables de transcription, de reproduction ou de transmission, le cas échéant.

Pour une plainte, décrivez le problème et la solution recherchée. Vincent consigne la plainte, l’examine avec les seules personnes nécessaires, communique le résultat et coordonne les correctifs appropriés. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec. Une plainte interne ne remplace pas les recours légaux et n’en suspend pas les délais.

10. Responsabilités et modifications

Le responsable veille aux pratiques de gouvernance de la confidentialité et les approuve. Les équipes appliquent les règles d’accès, de conservation et de destruction propres à leur travail. Les demandes et plaintes suivent le processus décrit ci-dessus.

Lors d’une modification, nous mettons à jour la date de cette politique et publions un avis sur le site. Nous avisons également les personnes concernées directement lorsque cela est nécessaire pour les joindre adéquatement. Si un nouveau consentement est requis, la modification de la politique ne le remplace pas.